Si vas a presentar en el extranjero un título universitario, un certificado de nacimiento, unos antecedentes penales u otro documento oficial, es posible que te hayan solicitado la Apostilla de La Haya. Y aquí suele aparecer una duda: si el documento necesita una traducción jurada, ¿hay que traducir también la apostilla?
La apostilla y la traducción jurada cumplen funciones diferentes, aunque pueden formar parte del mismo trámite. La apostilla acredita determinados aspectos relacionados con la autenticidad de un documento público, mientras que la traducción jurada permite presentar oficialmente su contenido en otro idioma.
Cuando la apostilla forma parte del documento que debe presentarse traducido, puede ser necesario incluirla también en la traducción. El requisito concreto dependerá del país, del organismo receptor y del trámite, por lo que conviene comprobarlo antes de iniciar el procedimiento.
¿Qué es la Apostilla de La Haya?
La Apostilla de La Haya es un mecanismo que simplifica la legalización de determinados documentos públicos cuando van a utilizarse en otro país en el que resulta aplicable el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
La apostilla certifica la autenticidad de la firma que figura en el documento, la calidad en la que ha actuado la persona que lo firma y, cuando corresponda, la identidad del sello o timbre que aparece en él.
Su función es facilitar la circulación internacional de documentos públicos evitando procedimientos de legalización diplomática o consular más complejos.
¿Qué documentos pueden necesitar una apostilla?
La necesidad de apostillar depende del documento, del país en el que se haya expedido, del país donde vaya a utilizarse y del trámite que se quiera realizar.
Entre los documentos que pueden requerirla se encuentran:
- certificados de nacimiento, matrimonio o defunción;
- títulos, diplomas y otros documentos académicos;
- certificados de antecedentes penales;
- documentos notariales;
- determinados documentos judiciales o administrativos.
Que un documento pueda apostillarse no significa que deba hacerse siempre. Antes de iniciar el trámite es recomendable comprobar qué exige exactamente el organismo que va a recibirlo.
¿Hay que traducir la Apostilla de La Haya?
Cuando se solicita una traducción jurada de un documento apostillado, la apostilla puede tener que incluirse en la propia traducción.
Esto tiene sentido porque contiene información que forma parte de la documentación presentada: la autoridad que la expide, lugar y fecha, persona cuya firma se autentica, número de registro y otros datos de identificación.
Si el organismo de destino exige presentar traducido el documento completo, el traductor jurado deberá disponer también de la apostilla para poder incorporarla a su trabajo.
¿La apostilla se pone antes o después de la traducción jurada?
Cuando debe apostillarse el documento original y la apostilla también tiene que aparecer traducida, lo habitual es apostillar primero y traducir después.
Así, el traductor puede trabajar sobre el documento completo e incluir tanto su contenido como la información de la apostilla.
El procedimiento puede variar según el documento y el organismo receptor, por lo que conviene confirmar los requisitos concretos antes de empezar.
Diferencia entre Apostilla de La Haya y traducción jurada
Aunque pueden aparecer juntas en un mismo trámite, cumplen funciones distintas.
La apostilla acredita determinados elementos relacionados con el origen y la autenticidad formal de un documento público. La traducción jurada reproduce oficialmente su contenido en otro idioma mediante una traducción realizada por un Traductor-Intérprete Jurado habilitado.
En España, estos profesionales son nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Si quieres profundizar en este punto, puedes consultar qué es una traducción jurada y cuándo puede ser necesaria.
También es importante distinguir la traducción jurada de otras especialidades. En Clinter explicamos, por ejemplo, la diferencia entre traducción jurada y traducción jurídica.
¿Qué documentos apostillados pueden necesitar una traducción jurada?
Los requisitos varían según cada procedimiento, pero hay determinados documentos que aparecen con frecuencia en trámites internacionales.
Títulos y certificados académicos
Los títulos universitarios, expedientes académicos y certificados de notas pueden necesitar una traducción jurada cuando se presentan ante universidades, administraciones u otras instituciones extranjeras.
Dependiendo del procedimiento, también puede solicitarse la Apostilla de La Haya. Si la apostilla debe aparecer traducida, es recomendable incorporarla antes de entregar la documentación al traductor.
Clinter cuenta con un servicio específico de traducción jurada de títulos universitarios.
Certificados de nacimiento
Los certificados de nacimiento se utilizan habitualmente en procedimientos relacionados con nacionalidad, residencia, matrimonio y otros trámites administrativos.
Cuando deben presentarse en otro idioma, el organismo receptor puede solicitar una traducción jurada y, cuando corresponda, la apostilla del documento.
Puedes consultar más información sobre la traducción jurada de certificados de nacimiento.
Certificados de antecedentes penales
Los antecedentes penales también aparecen con frecuencia en procedimientos administrativos, laborales o de residencia en otros países.
En estos casos habrá que comprobar si el organismo solicita la apostilla, la traducción jurada o ambas.
Clinter dispone de un servicio específico de traducción jurada de antecedentes penales.
Documentos notariales y jurídicos
Poderes notariales, escrituras y determinados documentos judiciales o administrativos también pueden requerir traducción cuando van a utilizarse fuera del país donde fueron emitidos.
Los requisitos pueden variar considerablemente según la finalidad del documento y la autoridad receptora, por lo que es especialmente importante comprobarlos antes de iniciar el proceso.
Cómo apostillar y traducir un documento para utilizarlo en el extranjero
Aunque cada procedimiento puede tener sus particularidades, hay una secuencia que te ayudará a organizar el trámite.
1. Comprueba los requisitos del organismo de destino
Antes de solicitar una apostilla o encargar una traducción, consulta qué documentación exige la administración, universidad, registro u organismo que recibirá el documento.
Comprueba también el idioma requerido, si necesita el original o una copia determinada y si existen condiciones específicas de presentación.
2. Confirma si necesitas la Apostilla de La Haya
Si el organismo exige la apostilla, tendrás que gestionarla ante la autoridad competente correspondiente al documento.
También debes comprobar que el sistema de Apostilla de La Haya resulte aplicable entre los países implicados.
3. Apostilla el documento cuando corresponda
Si la apostilla debe aparecer en la traducción jurada, gestiona primero este trámite y entrega posteriormente al traductor el documento completo.
De esta forma podrá traducir también la información incorporada en la apostilla.
Si necesitas ampliar esta parte, puedes consultar nuestra guía sobre cómo legalizar una traducción jurada paso a paso.
4. Encarga la traducción jurada
Facilita al traductor todas las páginas, sellos, apostillas y demás elementos que formen parte del documento que debe presentarse.
Si existen varios documentos relacionados con un mismo procedimiento, también conviene indicarlo al solicitar el servicio.
5. Comprueba la documentación antes de presentarla
Antes de finalizar el trámite, revisa nuevamente las instrucciones del organismo receptor para confirmar que dispones de toda la documentación solicitada y en el formato correspondiente.
¿Qué ocurre si el país de destino no utiliza la Apostilla de La Haya?
Cuando el sistema de Apostilla de La Haya no resulta aplicable al país de destino, puede ser necesario recurrir a otro procedimiento de legalización.
Los requisitos dependerán del país de origen, el país de destino, el documento y el organismo receptor.
La necesidad de una traducción jurada debe comprobarse por separado, ya que un documento puede necesitar una traducción oficial aunque no pueda utilizarse el procedimiento de apostilla.
Cómo podemos ayudarte en Clinter
Cuando un documento va a utilizarse en otro país, saber desde el principio si necesita apostilla, traducción jurada o ambas evita repetir trámites y facilita su presentación ante el organismo correspondiente.
Si necesitas traducir un documento apostillado, en Clinter podemos encargarnos de la traducción jurada y ayudarte a identificar qué documentación necesitamos recibir para realizarla.
